Política de Tratamiento de Datos Personales

1. Quién es el responsable de tus datos

Esencial Caribbean II, con NIT PENDIENTE: NIT de la agencia, con domicilio en PENDIENTE: dirección de notificaciones en Cartagena de Indias, Cartagena de Indias, Bolívar, Colombia, es la responsable del tratamiento de los datos personales recogidos a través de esta plataforma.

Puedes contactarnos en PENDIENTE: correo de protección de datos (p. ej. [email protected]) o en 318 608 0608 / 316 148 4133. Ese es el canal de atención para cualquier consulta o reclamo sobre tus datos.

2. Qué datos tratamos

Esta plataforma es una herramienta interna de gestión. No es una tienda en línea, no procesa pagos y no cobra nada: el dinero se mueve por fuera, en efectivo o por transferencia, y aquí solo se registra lo que ya ocurrió.

Según quién seas, tratamos datos distintos:

• Turistas y clientes: nombre completo, número de documento, teléfono, correo electrónico, el tour contratado, la fecha, el lugar y la hora de recogida, el número de pasajeros y los valores de la venta (total, abono y saldo).
• Promotores, cerradores y operadores: nombre completo, documento, teléfono, correo, rol dentro de la agencia, sus ventas, sus comisiones y los comprobantes de sus pagos.
• Datos técnicos mínimos de seguridad: registros de acceso y de acciones sobre la información (quién creó, confirmó o canceló una venta y cuándo).

3. Datos que NO pedimos

No recogemos datos sensibles: ni origen racial o étnico, ni convicciones políticas, religiosas o filosóficas, ni datos de salud, vida sexual o datos biométricos. Tampoco pedimos números de tarjeta ni credenciales bancarias, porque la plataforma no procesa pagos.

Tampoco recogemos datos de menores de edad de forma directa. Cuando un menor viaja en un tour, se registra únicamente el número de pasajeros y, si aplica, cuántos niños de 0 a 4 años van, sin nombre ni documento, y bajo la responsabilidad del adulto que contrata.

4. Para qué usamos tus datos (finalidades)

Usamos tus datos únicamente para:

• Prestar el servicio turístico contratado y coordinar la recogida el día del tour.
• Emitir y enviarte tu recibo de compra por correo electrónico o entregártelo impreso.
• Entregar al operador del tour la información estrictamente operativa que necesita para atenderte: tour, fecha, número de pasajeros, lugar y hora de recogida. El operador no ve lo que pagaste ni tu forma de pago; solo ve el saldo pendiente cuando le corresponde cobrarlo el día del tour.
• Contactarte por temas de tu reserva: cambios de horario, confirmaciones o novedades del servicio.
• Liquidar y pagar las comisiones de promotores y cerradores, y dejar constancia de esos pagos.
• Cumplir obligaciones legales, contables y tributarias, y atender requerimientos de autoridades.

5. Con quién compartimos tu información

Compartimos tus datos solo con quien necesita conocerlos para que el servicio funcione:

• El operador del tour que te va a prestar el servicio, y únicamente con la información operativa descrita arriba.
• Nuestros proveedores de tecnología, que actúan como encargados del tratamiento bajo nuestras instrucciones: el proveedor de infraestructura y base de datos y el proveedor de envío de correo del recibo. Algunos de ellos almacenan la información en servidores fuera de Colombia, en países con estándares adecuados de protección; al autorizar esta política aceptas esa transferencia.
• Autoridades administrativas o judiciales, cuando la ley nos obligue a entregarla.

6. No vendemos tus datos

No vendemos, arrendamos ni cedemos tu información a terceros con fines comerciales o publicitarios. No hacemos perfilamiento con fines de mercadeo ni enviamos publicidad sin tu autorización previa y separada.

7. Tus derechos (habeas data)

Como titular de tus datos, la Ley 1581 de 2012 te garantiza los siguientes derechos, que puedes ejercer gratuitamente y sin necesidad de abogado:

• Conocer qué datos tuyos tenemos y cómo los estamos usando.
• Actualizar y rectificar los datos que estén incompletos, inexactos o desactualizados.
• Solicitar prueba de la autorización que nos diste, salvo cuando la ley no la exija.
• Ser informado, si lo pides, sobre el uso que le hemos dado a tus datos.
• Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) por infracciones a la ley, después de haber agotado el reclamo ante nosotros.
• Revocar la autorización y solicitar la supresión de tus datos, cuando no exista un deber legal o contractual que nos obligue a conservarlos.

8. Cómo ejercer tus derechos

Escríbenos a PENDIENTE: correo de protección de datos (p. ej. [email protected]) o comunícate al 318 608 0608 / 316 148 4133, indicando tu nombre completo, tu número de documento, cómo quieres que te contactemos y qué solicitas.

Las consultas se responden en un máximo de diez (10) días hábiles, prorrogables por cinco (5) días hábiles más. Los reclamos se atienden en un máximo de quince (15) días hábiles, prorrogables por ocho (8) días hábiles más. Si nos falta información para atender tu reclamo, te la pediremos dentro de los cinco (5) días siguientes; si no la aportas en dos (2) meses, entenderemos que desististe.

Si revocas tu autorización antes de que se preste el tour, es posible que no podamos continuar con la reserva, porque sin tus datos no hay cómo coordinar el servicio.

9. Cuánto tiempo conservamos tus datos

Conservamos tus datos mientras dure la relación comercial y, después, durante el tiempo que exijan las normas contables y tributarias colombianas para soportar la operación. Cumplido ese plazo, se eliminan o se anonimizan.

Los registros de pagos de comisiones ya confirmados por su beneficiario quedan bloqueados y no pueden modificarse ni borrarse: son la prueba de que el pago se hizo y se recibió, y esa inmutabilidad protege por igual a la agencia y al trabajador.

10. Cómo protegemos tu información

La plataforma es de acceso restringido y cada persona entra con su propia cuenta y contraseña. Los permisos se aplican en la base de datos, no solo en la pantalla: un promotor solo puede leer sus propias ventas y comisiones, nunca las de otro; un operador solo ve la información operativa del tour que le corresponde, sin valores.

La información viaja cifrada y queda registro de quién hace cada acción sobre una venta o un pago.

11. Cambios en esta política

Esta es la versión 1.0, vigente desde el 1 de septiembre de 2026. Si la modificamos, publicaremos aquí la nueva versión con su fecha. Cuando el cambio sea sustancial y afecte las finalidades del tratamiento, te lo comunicaremos y, si la ley lo exige, te pediremos una nueva autorización.